Wat zet je in de begeleidende mail persbericht?
Begeleidende mail persbericht maken
Er zijn verschillende manieren om een PR-pitch op te bouwen. Welke methode je ook voor jezelf kiest, een begeleidende mail bij een persbericht moet altijd precies genoeg informatie geven om de ontvanger te boeien. Presscloud heeft de drie meest effectieve methoden voor het schrijven van een begeleidende mail persbericht op een rij gezet. Bovendien geven we je ook nog twee tips.
1. De korte en bondige methode
Waarschijnlijk de makkelijkste, maar vaak de meest tijdrovende, zodat je e-mail er authentiek uitziet en nooit gebaseerd is op gekopieerde en geplakte delen van een vorig persbericht.
Je moet daarom de begeleidende mail persbericht helemaal opnieuw schrijven, met alle belangrijke informatie van de 5 W’s (Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? Hoe?). En er ook (indien mogelijk) 1 tot 2 citaten uit het persbericht in verwerken.
Een korte en bondige begeleidende mail is in feite een verkort persbericht, waardoor redacteuren meteen na het lezen van de e-mail body met het nieuwsbericht aan de slag kunnen.
2. De bullet e-mail pitch methode
Voor veel journalisten werkt ook de bullet pitch methode heel goed als begeleidende mail bij persbericht. Dit is een kort bericht met daarin drie tot vier bulletpoints verwerkt, waarbij de belangrijkste details over het nieuwsbericht beschreven zijn.
Reden? Een dergelijke hoeveelheid informatie is voor de journalist vaal voldoende om gelijk te beslissen of de redacteur het verhaal wil publiceren of niet. Als je een journalist niet kan boeien met zo'n korte vorm, is de kans groot dat hij niet geïnteresseerd is in het lezen van het hele persbericht.
3. De alles-in-één methode
Het is goed om deze methode te proberen. Met name als je recente klikpercentage nogal laag is en je er zeker van wilt zijn dat je mediacontacten het hele persbericht lezen.
Het hoofdgedeelte van de e-mail body moet een of twee alinea's bevatten met de essentie van het bericht. Dit omvat de belangrijkste details en informatie, die de aandacht van de journalist moet trekken.
Plak vervolgens, na je standaard e-mail afsluiting (“Met vriendelijke groet, Arie Winter”), je persberichttekst in een duidelijk afgescheiden gedeelte. Zo zien de meeste redacteuren die je e-mail openen ook het volledige verhaal. Ook handig als je niet kunt meten hoeveel mensen het bijgevoegde of gelinkte materiaal hebben geopend.
Tip 1: Besteed aandacht aan onderwerp bij pitch brief
Zorg voor een goede onderwerpregel bij je pitch brief. Het onderwerp van je begeleidende mail van een persbericht is je eerste contact met journalisten. En zet dan ook de toon voor alles wat volgt. Het schrijven van een goede onderwerpregel is net zo belangrijk als wat er in de eigenlijke pitch brief staat.
Tip 2: Vermijd bijlagen bij begeleidende mail bij persbericht
Voeg bij je e-mail geen bijlagen toe. Journalisten krijgen elke dag honderden persberichten, waardoor de inbox snel vol raakt. Daarom is het een goed idee om de bijlagen te schrappen. Gebruik in plaats van bijlagen een link naar je newsroom bij Presscloud. Dit maakt het proces een stuk eenvoudiger.
Het enige wat je hoeft te doen is een link naar je persbericht toe te voegen. Bij het volgen van de URL vindt de journalist jouw persbericht tezamen met alle foto's, video's, gesprekken en andere nuttige informatie die je hebt toegevoegd. Door je persbericht bij te voegen via een externe link, blijft je e-mail laag in MB’s, en je boodschap kort en bondig.
Mocht je nog vragen hebben over hoe een persbericht schrijven, een begeleidende mail bij persbericht maken of over onze newsroom? Neem dan gerust contact op met Presscloud.
